La gestione del tempo in Smart Working

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Nell’era dell’affermazione dello smart working, un argomento sempre più importante diventa la gestione del tempo.

Lavorare da casa ci espone infatti ad una serie di distrazioni, inoltre la mancanza di un ambiente stimolante come può essere l’ufficio condiviso con i propri colleghi, può portare a divagare tra decine di input diversi (telefono, email, social, web).

Ci sono però metodologie e software che possono aiutarci a gestire al meglio il nostro tempo durante le attività lavorative quotidiane.

La tecnica del pomodoro (Pomodoro Technique), ad esempio, è una tecnica “vecchia” di circa 40 anni, ma che ancora oggi è tra le più funzionali ed utilizzate al mondo.

Deve il suo bizzarro nome ad un timer da cucina (come quello che vedete nell’immagine di seguito), utilizzato da Francesco Cirillo (se ve lo state chiedendo, la risposta è si: ha origini italiane)per gestire le proprie fasi di studio.

 

Come funziona? Il concetto è davvero semplice: si alternano sessioni di 25 minuti di concentrazione totale sull’attività che si sta eseguendo (che può essere lo studio, il lavoro, o qualsiasi cosa), a cui alternare 5 minuti di pausa. Durante la sessione di attività, bisogna dimenticare qualsiasi distrazione: telefono (meglio metterlo in modalità silenziosa prima di iniziare), email, navigazione web.
Al termine dei 25 minuti, si possono utilizzare i minuti di pausa per fare quelle attività aggiuntive che si erano temporaneamente messe in standby (banalmente rispondere ad una email piuttosto che bersi un caffè).
Al termine di 4 sessioni intense di lavoro (per un totale di 2 ore), viene consigliata una pausa più lunga (solitamente di 15 minuti).
Esistono decine di software, web applications e app mobile, nati allo scopo di rendere facile l’utilizzo della “Pomodoro Technique”.
In particolare, qui al Login Hub utilizziamo una piattaforma gratuita veramente semplice ma al tempo stesso ricca di funzionalità (e non di meno, completamente gratuita per l’utilizzo base).
La piattaforma Kanban Flow  (di cui è possibile visualizzare a fine articolo), consente infatti di accedere, con un qualsiasi browser, ad una “dashboard” online, in cui poter pianificare le proprie attività, dividendole in micro tasks e categorie liberamente personalizzabili, assegnando alle stesse una durata temporale.
Una volta creato l’elenco delle attività da eseguire ed averle inserite in una lista (ad esempio, possiamo utilizzare le liste che ci vengono proposte di default: To-do, Do today, In Progress, Done), basterà cliccare su una attività e, sotto l’icona Timer, avviare il conteggio dei minuti scegliendo la voce “Start Pomodoro“. Vedrete che inizierà così il conteggio dei 25 minuti, che sarà automaticamente sospeso al termine della sessione, dove vi verrà proposto il break dei 5 minuti.
Può sembrare banale, ma vi possiamo assicurare che l’adozione di una tecnica per la gestione del timing legato alle proprie attività, se ben applicata, può garantire ottimi risultati e un aumento della produttività.
Avete provato la tecnica del pomodoro? Conoscete altri tools utili per lo smart working? Segnalateci le vostre esperienze e continuare a seguire il nostro blog per nuovi tips sull’argomento.

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